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El acta muestra, además de los avances de un grupo de trabajo, las conclusiones a las que se llegaron al final de la reunión, así como las tareas o compromisos para la próxima reunión. La junta o reunión debe tener un propósito específico; para que esto se pueda ver representado en el acta hay que tener en cuenta las partes que tiene.

  1. El encabezado: presenta a manera de título (centrado, en negrita y en mayúsculas) el nombre de la organización donde se está desarrollando la reunión, junto con el logo de la empresa, universidad, o fundación donde se realizó la junta. Esta información puede darse en el papel membretado de la empresa o institución, si ese es el caso, no es recomendable repetir la información.
  2. Número del acta: El acta debe estar numerada para que pueda ser organizada con respecto a las demás actas que se realicen en la empresa.
  3. Introducción: Aunque no se pone el título Introducción, hay que escribir la fecha, hora y lugar donde se realizó la reunión. Además de esto, el nombre de los participantes que asistieron y de los participantes que se encuentran ausentes (Excusan su ausencia...), así como el nombre de la división o grupo que se reúne (Junta de socios; grupo de investigación...).
  4. Orden del día: Se presenta cada uno de los puntos que convocaron la junta, de acuerdo con el orden establecido (de mayor importancia a menor importancia). En este mismo punto se pueden dar a conocer puntos que sean de interés y estén en relación con la reunión.
  5. En el cuerpo del acta se presenta el desarrollo de cada uno de los puntos presentados en el Orden del día, se debe escribir siguiendo el mismo orden, y se puede dividir en apartados para mantener el orden del documento.
  6. Cierre y firmas: Se suele cerrar un acta escribiendo la expresión Siendo las… del día… se da por terminada la reunión con la asistencia de... Luego de este fragmento se ponen las firmas de las personas que asistieron.

En el proceso de la reunión se toma lista de asistencia para saber qué personas asistieron y si se cuenta con Quórum, es decir, el número mínimo de personas necesarias para dar comienzo a la reunión. Esta cifra es entendida como la mitad +1 de las personas que deberían asistir a la reunión; además de las actas de reuniones. El libro Las 500 dudas más frecuentes del español (2013) recomienda utilizar una escritura en tercera persona, haciendo uso de plurales inclusivos (concluímos que), expresiones en tercera persona (el coordinador del proyecto aseguró) o impersonales (se confirmó que).

El libro del español correcto recomienda tener en cuenta solamente la información más importante, por lo que la persona que escriba el acta debe tener claro cuáles son las ideas principales que se presentan en la reunión, así mismo, se debe evitar dar cualquier tipo de opinión personal en el momento de su escritura. Si tomamos parte en la reunión, debemos referirnos a nosotros mismos en tercera persona o en impersonal como hicimos con las demás personas que intervinieron en la reunión.

Referencias

  • Paredes, F., García, S., & Paredes, L. (2013). Las 500 dudas más frecuentes del español. España: Instituto Cervantes.
  • Paredes, F., Paredes, L., García, S., & Núñez, Z. (2012). El libro del español correcto. Barcelona: Espasa.

Publicado por Fundación Universitaria Konrad Lorenz El día 11/18/2016 Enlace permanente Comentarios (0)